Convegni al chiuso durante l’estate: ecco alcune soluzioni per renderli più agevoli per i tuoi partecipanti

Quando si organizza un evento o un convegno al chiuso durante i mesi estivi, è fondamentale tenere in considerazione alcuni fattori che garantiscano il comfort dei partecipanti.

Sebbene non siano proprio i mesi ideali a fronte delle temperature che negli ultimi anni hanno raggiunto soglie molto elevate, come ci viene anche detto all’interno di questo articolo, alcune esigenze organizzative dell’ente o dell’azienda per cui lavori potrebbero portarti a gestire la logistica di un convegno durante i mesi di luglio e agosto.

In questi casi dovresti sempre tenere conto che un ambiente piacevole ed accogliente, infatti, contribuisce a rendere l’esperienza degli invitati più soddisfacente e stimolante e per questo motivo dovresti mettere in campo alcune semplici strategie che vedremo nei prossimi paragrafi.

Idee utili per creare un ambiente confortevole

Nell’organizzare un evento chiuso in estate, è essenziale pianificare delle pause con buffet di bevande fresche, che permettano agli ospiti di dissetarsi e ristorarsi dall’afa esterna.

Questo servizio può essere proposto anche all’inizio dell’evento, così da offrire subito una sensazione di benvenuto e refrigerio ai partecipanti presto giunti.

Altro aspetto fondamentale riguarda la scelta della location: optare per ambienti dotati di impianto di climatizzazione garantisce temperature gradevoli ed evita che l’eventuale caldo esterno possa diventare uno svantaggio per chi prenderà parte alla conferenza. Quando le location climatizzate non sono disponibili, è consigliabile scegliere almeno una location ventilata, magari provvista di finestre ampie o spazi esterni da sfruttare per le pause.

Un’ottima alternativa è quella di investire del budget per inserire dei climatizzatori a noleggio. Dovresti infatti sapere che in Italia esistono molte aziende che offrono questa tipologia di servizio, anche per la durata di pochi giorni. A tal proposito ti consigliamo anche di visitare https://www.inorent.com/it/noleggio-condizionatori/condizionatori-portatili/, dove potrai trovare una serie di proposte davvero interessanti in merito ai climatizzatori disponibili per il noleggio che potranno tornarti molto utili in questi casi.

L’importanza della durata dell’evento

Oltre alle soluzioni per garantire comfort and igiene ambientale, anche la durata del convegno assume un ruolo di fondamentale rilevanza. Evitare programmazioni troppo lunghe o fitte nel corso della giornata è un accorgimento necessario: una buona organizzazione dovrà prevedere intervalli tra le presentazioni e momenti di riposo distribuiti lungo tutta la giornata.

La modalità ideale per tenere vivo l’interesse dei partecipanti e, al contempo, fornire loro opportunità di recupero energetico consiste nel fare delle pause più frequenti ma di breve durata.

Sembrerà strano, ma come ci viene anche riferito da questa notizia, il caldo tende a diminuire la soglia d’attenzione delle persone. Per questo motivo le pause rinfrescanti contribuiranno a migliorare la partecipazione degli invitati al convegno.

Orario serale: una scelta saggia?

Un altro elemento da valutare nella pianificazione di un evento estivo è quello degli orari di inizio e fine dell’incontro. Quando possibile, ad esempio, è auspicabile prediligere gli orari serali, poiché le temperature si abbassano e l’atmosfera diventa più fresca e gradevole.

Un evento che abbia luogo dopo cena potrebbe essere anche una possibilità per variare la solita routine delle conferenze, inserendo momenti di svago e relax che favoriscano un clima più informale e conviviale durante le sessioni.

Seguendo questi semplici consigli riuscirai a migliorare di molto la riuscita del convegno che stai organizzando, ottenendo anche feedback molto positivi dai partecipanti che verranno invitati.